PENGURUSAN ASET FACITEAM

Setiap ahli TRC Faciteam terlibat dalam pengurusan aset Faciteam. Konsep yang dibawa untuk penambahnaikkan sistem pengurusan aset Faciteam adalah simpan-pinjam-sewa (SPS).

SIMPAN

            Semua sedia maklum bahawa Faciteam mempunyai aset yang pelbagai sejak penubuhannya pada tahun 2002. Oleh itu, pengelasan dan pengklasifikasian aset adalah sangat penting untuk memastikan aset diselia dan disimpan dengan baik. Selain itu, pengelasan barang dengan baik juga penting untuk mengelakkan keciciran aset yang akhirnya akan merugikan faciteam sendiri.

1. Setiap ahli biro TRC akan diamanahkan untuk memegang dan menjaga aset Faciteam mengikut jenis yang telah ditetapkan.
2. Setiap ahli biro TRC yang menyimpan dan menjaga aset Faciteam wajib mengemaskini kuantiti atau bilangan aset setiap minggu atau setiap kali selepas program dijalankan.
3. Setiap ahli TRC wajib ambil tahu aset lain yang disimpan oleh ahli lain.
4. Pendokumentasian aset setiap kali kuantiti dan bilangan dikemaskini.
5. Sekiranya berlaku apa-apa kehilangan atau kecurian atau kerosakan ke atas aset Faciteam selama mana ahli-ahli TRC diamanahkan untuk menyimpan dan menjaganya, mereka harus segera memaklumkan kepada koordinator untuk tindakan yang selanjutnya.

PINJAM

            Setiap program yang dianjurkan Faciteam memungkinkan kepada pengunaan mana-mana aset Faciteam sendiri. Disebabkan berlaku kecelaruan mengenai sistem peminjaman aset, Faciteam banyak mengalami kehilangan aset dan seterusnya menyebabkan kerugian kepada Faciteam sendiri. Oleh yang demikian, kami menggariskan beberapa langkah yang effektif untuk mengelakkan dan mengurangkan peratusan kehilangan aset Faciteam.

1. Setiap peminjaman aset Faciteam wajib dimaklumkan terlebih dahulu kepada koordinator TRC.
2. Koordinator TRC wajib merekod pergerakan keluar masuk aset ke dalam buku log yang disediakan.
3. Sekiranya ahli TRC maklum terlebih dahulu mengenai mana-mana atau apa-apa peminjaman aset TRC, ahli tersebut wajib segera memaklumkan kepada koordinator TRC terlebih dahulu sebelum memulakan apa-apa proses peminjaman aset.
4. Wakil program yang bertanggungjawab melakukan urusan peminjaman aset Faciteam wajib mengisi borang Peminjaman Aset Faciteam dan menyenaraikan aset apa dan berapa kuantiti yang mahu digunakan.
5. Proses peminjaman aset adalah 3 hari sebelum program dijalankan.
6. Tempoh pemulangan aset Faciteam adalah 2 hari selepas program tamat dijalankan, sekiranya lewat denda akan dikenakan kepada penganjur program.
7. Sebelum aset dipulangkan kembali, wakil program yang terlibat dengan peminjaman aset Faciteam wajib memastikan aset dikembalikan dengan baik dan menyenarai semula jumlah aset setelah program tamat dijalankan.

SEWA

            Penyewaan hanya berlaku ke atas mana-mana program yang tidak melibatkan Faciteam. Sekiranya mana-mana persatuan, kelab selain daripada Faciteam berminat untuk menggunakan mana-mana aset Faciteam (Terhad untuk aset yang boleh diulang pakai seperti talam, cawan, senduk, pisau dan etc)

1. Sebelum memulakan apa-apa proses peminjaman, koordinator TRC harus maklum dan dimaklumkan terlebih dahulu sekiranya ada mana-mana pihak berminat dan mahu menyewa aset Faciteam.
2. Pihak tersebut harus maklum dan faham mengenai terma dan syarat penyewaan.
3. Pihat tersebut juga harus setuju dengan terma dan syarat penyewaan sebelum mula menyewa aset Faciteam.
4. Sekiranya kedua-dua belah pihak telah berkenan dan bersetuju, proses penyewaan akan bermula.
5. Proses pergerakan keluar masuk aset yang disewa wajib direkod oleh koordinator TRC ke dalam buku log yang disediakan.
6. Proses penyewaan adalah 3 hari sebelum aset mahu mula disewa.
7. Pihak menyewa wajib mengisi borang Penyewaan Aset Faciteam dengan lengkap dan menyenarai apa dan berapa kuantiti aset yang mahu disewa.
8. Tempoh pemulangan aset yang disewa adalah 2 hari setelah tempoh sewa tamat.
9. Sebelum aset dikembalikan semula, pihak menyewa wajib memastikan aset dikembalikan dalam keadaan baik, bersih dan dalam kuantiti yang sama pada ketika awal tempoh penyewaan bermula.
10. Sekiranya aset dipulangkan melebihi waktu yang ditetapkan, hanya separuh daripada deposit akan dipulangkan kembali.
11. Sekiranya aset dipulangkan dalam keadaan tidak memuaskan, deposit tidak akan dipulangkan kembali.
12. Sekiranya berlaku kehilangan dan kerosakan terhadap aset yang disewakan, deposit tidak akan dipulangkan kembali dan pihak menyewa harus mengganti nilai aset yang dihilangkan mengikut terma dan syarat yang telah dipersetujui pada mulanya.

TAMBAH

            Apa-apa cadangan untuk penambahan aset Faciteam boleh dikemukan kepada koordinator TRC. Alasan dan sebab mengapa aset tersebut harus dibeli haruslah konkrit dan realistik.